Tietosuojakäytäntö

Kirjoitusaika: 4.3.2021

Tämä tietosuojakäytäntö koskee sivustoa osoitteessa kuvittajat.fi ja on laadittu 19.3.2021.

Kuvittajat ry vastaa tästä sivustosta ja pyrkii takaamaan rekisteröityjen oikeudet kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Tietosuojakäytäntö liittyy Tietosuojalakiin ja EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR). Tietosuojakäytännön laatimisessa on pyritty noudattamaan Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeitaTietosuojavaltuutun toimiston julkaisemaa taulukkoa informointivelvoitteen edellyttämistä tiedoista sekä Tietosuojatyöryhmä WP 29:n ohjeistusta.

Henkilötietojen kerääminen

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä toukokuussa 2016 voimaan astunutta ja 25.5.2018 alkaen kansallisesti sovellettavaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on perusteltua käyttäjäsuhteeseen, sopimuksiin, sivuston käyttöön, lakisääteisiin velvoitteisiin tai henkilön suostumukseen perustuen.

Kävijäseuranta

Käyttäjä voi ensimmäistä kertaa sivustolle saapuessaan valita salliiko kävijäseurannan. Mikäli käyttäjä ei salli kävijäseurantaa, Google Analytics jätetään pois käytöstä. Kävijäseurannan voi kieltää myös yleisesti. Se tapahtuu yleensä mobiililaitteilla selaimen asetuksista ja tietokoneella joko selaimen asetuksista tai ilmaisen selaimen lisäosan avulla. Aiemmin asetetut evästeet voi myös poistaa, mikä tapahtuu yleensä selaimen yksityisyysasetusten kautta.

Kerättävät henkilötiedot ovat:

Sivustolla on käytössä Google Analytics -kävijäseurantapalvelu, joka tallentaa anonymisoituja tietoja sivuston vierailijoista ja heidän toimistaan sivustolla Googlen palvelimelle. Teknisesti kävijäseuranta toimii selaimessa suoritettavan ohjelmakoodin, IP-osoitteiden ja selaimeen asennattavien kolmannen osapuolen evästeiden avulla, jotka yksilöivät tietyn käyttäjän suorittamat sivunlataukset ja muut toimet sivustolla.

Tietoa Google Analyticsin asettamista evästeistä

Lue lisää Google Analyticsin tietosuojasta ja turvallisuudesta

Verkkolomakkeet

Sivustollamme on käytössä erilaisia lomakkeita. Lomakkeiden välityksellä kerätyt henkilötiedot perustuvat aina rekisteröidyn suostumukseen. Verkkolomakkeiden käyttäminen on vapaaehtoista.

Kerättävät henkilötiedot ovat:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Viesti

Jäsenrekisteri

Jäsenrekisteri on erillinen järjestelmänsä, joka sijaitsee toisella palvelimella. Sivustolta linkitetään ulkoiseen jäsenrekisteriin liittyviin verkkolomakkeisiin, joilla kerätään jäsenten henkilötietoja. Näitä lomakkeita ovat esimerkiksi jäsenhakemuslomake, yhteystietojen muuttamislomake ja apurahahakemus. Näiden verkkolomakkeiden käyttäminen on vapaaehtoista.

Kuvittajien portfoliot

Sivustollamme on portfolio-osio, johon jäsenemme voivat rekisteröityä ja lisätä omat tietonsa, mukaan luettuna yhteydenottamiseen tarvittavat henkilötiedot, sekä työnäytteitään.  Tietojen lisääminen portfolio-osioon on vapaaehtoista.

Julkaistavien henkilötietojen lisäksi portfolio-osion käyttäjien sähköpostiosoitteet tallennetaan käyttäjätunnuksia varten, mutta niitä ei julkaista.

Käsittelyn tarkoitus

Kävijäseuranta

Kävijäseurantapalvelun avulla näemme esimerkiksi paljonko sivustolla käy vierailijoita, mistä lähteistä sivuston kävijäliikenne tulee sekä paljon muita hyödyllisiä tietoja sivuston käytöstä. Käytämme tietoja viestintämme ja palveluidemme kehittämiseen.

Verkkolomakkeet

Yhteydenottolomakkeella lähetetyt yhteydenotot välitetään sähköpostiimme ja niitä käsitellään samoin kuin muitakin organisaatiomme vastaanottamia sähköposteja. Käytämme yhteydenottolomakkeella lähetettyjä tietoja muun muassa palveluidemme kehittämiseen ja yhteydenottajien auttamiseen, yhteydenoton sisällöstä riippuen.

Jäsenrekisteri

Säilytämme yhdistyksen jäsenyyteen liittyviä henkilötietoja Gruppo Software Oy:n tarjoamassa jäsen,- viestintä- ja laskutusrekisterissä sekä nimiä ja sähköpostiosoitteita MailChimp-uutiskirjepalvelussa niiden henkilöiden osalta, jotka ovat tiedotelistoillamme.

Kuvittajien portfoliot

Portfolio-osioon liittyen käsitellään käyttäjätunnusten sähköpostiosoitteita sekä sellaisia henkilötietoja, joita jäsenet itse lisäävät julkaistavaksi. Käsittelemme henkilötietoja siltä osin, kuin mitä se on tarpeellista portfolioiden julkaisemiseksi sivustolla.

Käsittelyn oikeusperuste

Kävijäseuranta

Kävijäseurannan henkilötietojen käsittelyperusteet:

Verkkolomakkeet

Verkkolomakkeiden henkilötietojen käsittelyperusteet:

Jäsenrekisteri

Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelyperusteet: 

Portfolio-osio

Portfolio-osion henkilötietojen käsittelyperusteet:

Henkilötietojen säilytysaika

Kävijäseuranta

Anonymisoidut vierailija- ja tapahtumakohtaiset tiedot säilyvät kävijäseurantapalvelussa oletuksen mukaisesti 26 kk viimeisimmästä vierailusta eteenpäin. Evästeiden voimassaoloaika on pisimmillään 2 vuotta.

Verkkolomakkeet

Säilytämme lomakkeiden kautta kertyneitä henkilötietoja sen ajan kuin on käyttäjäsuhteen ja palvelun tuottamisen kannalta tarpeellista.

Yhteydenottolomakkeen lähetyksiä ei tallenneta pysyvästi verkkosivuston palvelimelle. Sähköpostiimme välitettyjä yhteydenottoja säilytetään kuten muitakin organisaatiomme sähköposteja.

Jäsenrekisteri

Säilytämme jäsentemme henkilötietoja jäsenrekisterissä sen ajan kuin laki vaatii ja jäsenyyden kannalta on tarpeellista.

Portfolio-osio

Säilytämme portfolioiden sisältämiä henkilötietoja niin kauan kuin jäsen haluaa ne säilyttää portfolionsa sivustolla.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman erityistä laillista perustetta.

Henkilötietoja käsittelevät sivustosta vastaavan organisaation työntekijät tehtäviensä mukaisesti. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät järjestelmätoimittajat ja palveluntarjoajat, joiden palveluita organisaatio käyttää omien palveluidensa tuottamiseksi, ja joiden kanssa on tehty henkilötietojen käsittelysopimukset.

Henkilötiedot saattavat siirtyä kolmanteen maahan osana automatisoitua tietojenkäsittelyä, jolloin henkilötiedot pyritään suojaamaan asianmukaisesti.

Automaaatinen päätöksenteko

Emme käytä henkilötietojasi automaattiseen päätöksentekoon. Emme käytä henkilötietojasi profilointiin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

  • oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja
  • oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi
  • oikeus saada tietää automaattisen päätöksenteon olemassaolosta, logiikasta ja seurauksista
  • oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin
  • oikeus oikaista tai poistattaaa henkilötietojasi
  • oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
  • oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
  • oikeus siirtää henkilötietosi järjestelmästä toiseen
  • oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn
  • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojasta tai haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, otathan ensisijaisesti yhteyttä sivuston tietosuojavastaavaan.

Toiminnanjohtaja (vs) Asta Boman-Björkell
Sähköposti: asta.boman@kuvittajat.fi
Puhelin: +358 (0)50 5678434

Valvontaviranomainen

Jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassolevaa lainsäädäntöä, sinulla on myös oikeus valittaa asiasta valvontaviranomaiselle(ulkoinen).

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Verkkosivusto: tietosuoja.fi
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelin: 029 566 6700 (vaihde)

Share: